BWA-Mitglied Rhenus Office Systems bietet anderen Unternehmen Systemdienstleistungen an, die von der Bearbeitung des Posteingangs über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Datenvernichtung reichen.
Großbeeren,
Im Rhenus-Sicherheitsarchiv herrscht die höchste Sicherheitsstufe. Ein hoher Außenzaun, Lkw-Schleusen, Personenschleusen und Security-Leute schützen hier keine Menschen, sondern ihre Daten. Und die stehen unter dem ganz besonderen Schutz des Bundesdatenschutzgesetzes. Dessen Vorgaben werden strengstens befolgt, weshalb Außenstehende nur selten die Gelegenheit haben, einen Blick in das Sicherheitsarchiv zu werfen.
Wie alles in dem Großbeerener Güterverkehrszentrum (GVZ) ist auch bei Rhenus alles mächtig und gewaltig, groß und riesig. Die eher schmucklosen Lagerhallen bergen hier mal keine zwischengelagerten Lebensmittel, die dann wieder ausgeliefert werden, sondern hier werden Akten, Daten und Papiere dauerhaft aufbewahrt und gegebenenfalls auch bearbeitet.
Die Firma Rhenus Office Systems bietet anderen Unternehmen Systemdienstleistungen an, die von der Bearbeitung des Posteingangs über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Datenvernichtung reichen. Selbst für die Überlassung von Fachpersonal sorgt das Unternehmen.
In Großbeeren lagern auf fünf Stockwerken 360 000 Kartons, die gefüllt sind mit Aktenordnern und Dokumenten. „Aneinander gereiht macht das etwa 330 Kilometer aus“, sagt Till-Martin Schuldt, Leiter Deutschland der international agierenden Rhenus Office Systems GmbH. In allen 14 Rhenus-Standorten in Deutschland komme man auf insgesamt knapp 2000 Kilometer. Rhenus verwaltet mehr als 100 Millionen Aktenordner. Grob geschätzt wären das zehn bis 15 Milliarden Dokumente, meint Rhenus-Chef Schuldt.
Dabei lagert Rhenus nicht nur die Akten an sicheren Orten, sondern greift auf Wunsch der Kunden auch auf sie zu. In Briefzentren übernimmt Rhenus deren Post, öffnet, sortiert und übermittelt sie entweder in Papierform oder digitalisiert und stellt sie über ein Workflow-System dem zuständigen Sachbearbeiter zur Verfügung. Auch für den Postausgang bietet sich Rhenus als externer Dienstleister anderen Unternehmen an. Nach der Sachbearbeitung des Kunden werden die Dokumente dem Rhenus-Sicherheitsarchiv zugeführt. Dort werden die einzelnen Dokumente, Vorgänge oder Aktenordner in einem mit Barcodes geführten Archiv-System verwaltet. Dazu gehören Erfassung, Übernahme, Ablage und Archivierung und auf Wunsch die Zustellung auf Verlangen (on Demand) wahlweise digital oder in Papierform.
Doch arbeitet Rhenus den Kunden-Unternehmen nicht nur zu, sondern übernimmt auch ganze Verwaltungsbereiche. So verwaltet Rhenus im Auftrag der Öffentlichen Hand seit Juni 2007 in Großbeeren rund drei Millionen Ordner mit Lohnunterlagen von etwa 3500 ehemaligen DDR-Betrieben. 20 Lohnbuchhalter sind hier in einem eigenen Großraumbüro damit beschäftigt, die Rentenkonten von Bürgern der ehemaligen DDR zu klären.
Aber nicht nur die Sicherung und Verarbeitung von Daten ist das Geschäft von Rhenus, sondern auch die Datenvernichtung, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dies kann entweder in den Rhenus-Standorten geschehen oder direkt bei den Auftraggebern. Rhenus setzt dafür mobile Schredderanlagen ein. Das sind Lkws mit entsprechenden Aufbauten. Zuvor stellt Rhenus Sicherheitsbehälter zur Verfügung, die werden zunächst mit zu vernichtendem Material gefüllt, ohne geöffnet werden zu können. Die Container öffnen sich erst in den Schredderanlagen vollautomatisch. Geschreddert werden nicht nur Papier- und Aktenberge, sondern auch Festplatten. (Von Hartmut F. Reck)
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